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Carta a NMED: IPRA Documento Violación de Tarifa

A: Ryan Flynn, Secretario del Consejo de Ministros, Departamento del Medio Ambiente de Nuevo México

Melissa Mascarenas, depositario de los registros públicos, NMED

DE: Dave McCoy, Director Ejecutivo, Acción Ciudadana Nuevo México

FECHA: 29 de Julio, 2014

RE: LA ASOCIACIÓN Documento revisar las políticas y procedimiento,

El propósito de esta nota es describir la reciente experiencia de “Acción Ciudadana Nuevo México” en NMED sobre la revisión documentos, a fin de determinar las deficiencias de esa política que ha cambiado recientemente, y para señalar la falta de coherencia entre el 02/06/2014 y la política del Departamento y el IPRA con el estatuto relativo a revisión de documentos. Los temas de debate se clasifican principalmente en las áreas siguientes:

1. Los documentos de correo electrónico no se han proporcionado en su forma electrónica original.

2. Numerosos archivos adjuntos a los correos electrónicos se han perdido de los correos porque han sido convertidos desde Outlook a PDF.

3. El Departamento cambio recientemente la política de tasas (06/02/ 2014) la cual no se ajusta a la política del estatuto del IPRA sobre el pago de las tasas para los documentos que no se convierten de un documento de papel en una versión digital. NMED recibe los documentos electrónicos que no requieren conversión y se hacen búsquedas fácilmente en su base de datos.

4. El 6/2/14 política de tasas que cobra $0.25por copia de página electrónica es irrazonable y no es claramente establecidos en la sección IX, del pago de copia de páginas electrónicas.

5. La nueva política obstaculiza al público la obtención de documentos en formato electrónico que, de otro modo, se podría descargar eficientemente en una unidad de almacenamiento (flash drive) o disco duro externo sin cargo, como ha sido la práctica en el pasado con NMED. El propósito de la IPRA es que:

“ Todas las personas tienen derecho a la mayor información posible con relación a los asuntos del gobierno y actos oficiales de los funcionarios públicos y los trabajadores." La mayoría de los documentos enviados a NMED por la Fuerza Aérea de Kirtland y Laboratorios Sandia “están en un formato electrónico que no requiere conversión y son de gran interés para el público. Acción Ciudadana de Nuevo México es uno de los principales difusores de información sobre estas instalaciones.

El lunes, 28 de julio de 2014, dos socios y yo nos presentamos a una cita a las 9:30a con Melissa Mascarenas a fin de examinar documentos solicitados el 24 de marzo del presente año, LA ASOCIACIÓN solicitó los documentos de la Base Aérea Kirtland sobre el derrame de combustible y el 24/03/2014, también los de los Laboratorios Sandia sobre el Vertedero de Residuos, de la solicitud de IPRA solicitud. En el pasado, las copias impresas de los documentos solicitados se proporcionaron para su revisión.

A lo largo he traído dos asociados conmigo para facilitar el examen de los documentos, a manera de dividir la carga de trabajo, y para completar eficazmente la tarea del examen a mano. Melissa Mascarenas me informó sobre la decisión tomada de no suministrar copias en papel para su revisión, pero sólo poseían las versiones electrónicas de los documentos solicitados, debido a patrones en el pasado para la revisión de los documentos había fallado la cita, tiempo de montaje y transporte de documentos de papel pedidos se habían desperdiciado. Me ha proporcionado un equipo portátil en el que los documentos solicitados se cargan, así como una pequeña sala de conferencias en el segundo nivel para su revisión.

Por lo tanto, sólo una persona puede revisar los documentos en un único equipo. Mis dos colegas se quedaron mirando por encima de mi hombro el mismo documento que me encontraba revisando o simplemente sin nada que hacer. En lugar de manera eficaz y examinar detenidamente los documentos, tomó más de 3 1/2 horas para pasar a través de ellos.

Un particular requerimiento sobre un modelo de la EPA pidió ejecutar a NMED unos comentarios concernientes a un calendario de 5-7 años sobre la pluma (franja) del EDB en Kirtland: en primer lugar el combustible puede alcanzar los pozos municipales de agua potable en Albuquerque está totalmente ausente del documento conjunto. Más temprano y de sus posteriores proyectos mencionados en los documentos objeto de examen no se ha proporcionado.

Por otra parte, algunos de los documentos por correo electrónico examinados se habían convertido de un MS Outlook u otros formatos electrónicos originales en un archivo PDF archivo electrónico para que los archivos adjuntos en los correos electrónicos que me pidió expresamente no se ha podido accesar a todos. Este fue el caso, por ejemplo, en la carpeta de correo electrónico modelo GW Set #5.

En virtud de la Inspección de Ley de Registros Públicos (IPRA), NMSA 1978 § 14-2-9, un custodio de registros "deberá proporcionar una copia de un registro público en formato electrónico si el registro público está disponible en formato electrónico y una copia electrónica se solicita específicamente" (B). El lenguaje está completamente ausente en el estatuto que exige el pago de un formato de copias electrónicas. IPRA también establece que un custodio "pueden cobrar una tarifa razonable para copiar los registros públicos" (C) (2) y "pueden cobrar los costes reales asociados con la descarga de copias de los registros públicos a un ordenador o una memoria externa incluyendo el actual costo de la computadora u otro sistema.…(C) (3)

El lenguaje utilizado en la nueva política de junio 2 del 2014 sobre la Inspección de Registros Públicos es inconsistente con el lenguaje de los estatutos de NMSA 1978 y 14 -2-2014 del Custodio, es vago y confuso. De acuerdo al reciente cambio NMED y su política de junio 2, 2014 “Los Registros Públicos custodio, quizás cargo un precio razonable por copian los Registros Públicos o por convertir en papel los documentos públicos a un formato electrónico. Desde que los documentos requeridos fueron solicitados, ya estaban formateados electrónicamente….no una actual conversión de papel a formato electrónico (IX, A). Ahora hay un cargo de $0.25 por conversión de una página de 8.5” X 11” a una copia electrónica. No existe en ningún idioma especificado en el estatuto que será cargado el costo y no dice nada de precio cuando esta página electrónica no es convertida de una página de papel. No obstante el cargo por las páginas electrónicas es sugerido por la política de NMED IPRA en su nueva política. Esto es inconsistente con la política y lenguaje utilizado en el estatuto de IPRA.

El aumento de tiempo de revisión y de copiar los costos de las organizaciones no gubernamentales para examinar los documentos públicos es una carga excesiva de NMED para imponer. Por lo tanto, ambos procesos de NMED como revisión de documentos y los honorarios para copias electrónicas obstaculiza transparencia para que el público pueda examinar los registros públicos y es contrario a la declaración de su política al declarar que poseen una política más abierta y transparente en la inspección de documentos. Los documentos electrónicos podrían fácilmente haber sido copiados en un dispositivo de memoria en unos pocos minutos. La Incapacidad para hacer la inspección de documentos se convierte en un proceso arduo e ineficaz, lleno de obstáculos inútiles así como aumentando nuestros costos.

Los revisores de documentos en formato electrónico encuentran más difícil determinar con certeza la página específica de los documentos revisados. La mayoría de los documentos por correo electrónico contenía temas duplicados de mensajes de correo electrónico anteriores. La nueva política de control NMED es aún más escandalosa pues se les cobra por duplicación. Por otra parte, al público no le dieron tiempo a revisar o a comentar la nueva política del procedimiento de inspección con NMED.

La política de NMED sobre el procedimiento de revisión y el excesivo, oneroso costo para la inspección de los registros públicos es un innecesario obstáculo al acceso público. Acción Ciudadana está solicitando que las copias electrónicas en el IPRA sean sin costo alguno.



Por favor, responda a esta nota por correo electrónico dentro de un plazo de tres días hábiles.